Cégvezetőként, vállalkozóként törekedned kell arra, hogy pontosan átlásd és kontrollálni tudd az érdeklődőgyűjtési, értékesítési, vevőgondozási valamint a pénzügyi folyamatokat. Mindenről tudnod kell, ami a cégedben történik akkor is, ha az adott feladatokat nem Te végzed el. Tulajdonosként a feladatok nagy részét delegálnod kell az illetékes munkatársaidnak.
Ha mindezt telefonhívásokkal és e-mail írogatással végzed, az nem éppen idő és költséghatékony! A kulcs az automatizálás! És ha egyszemélyes vállalkozó vagy? Akkor is…!
Ha használod a Hírlevélmanagert, vagy még/már ismerkedsz a használatával, akkor biztosan találkoztál már a CRM levél kifejezéssel.
Mi is az a CRM levél?
Amikor valaki feliratkozik a hírleveledre vagy leiratkozik a listádról, a HLM automatikusan küld értesítést arról, hogy fel vagy leiratkozás történt. Ez teljesen megszokott, ezt talán minden hírlevél szoftver tudja. De a CRM levél az egészen más, sokkal több ennél!
A CRM levél a Hírlevélmanager egyik olyan praktikus funkciója, amely megkönnyíti az automatizálási feladatokat az admin számára, azaz számodra azáltal, hogy értesít téged bizonyos kívánatos, előre definiált események bekövetkezéséről.
A CRM levél tehát egy olyan, saját magadnak vagy másnak küldött értesítő levél, amely mindig a megfelelő időben jelzi neked vagy a megadott címzettnek, hogy mi történik a hírlevelezési vagy értékesítési folyamataid során, illetve ha emberi beavatkozás szükséges.
Miért jó ez?
Azért, mert ilyen magadnak (vagy másnak) küldendő CRM leveleket tetszőleges tartalommal és funkciókkal beilleszthetsz a levélsorozataid közé. Hogy milyen események bekövetkezéséről kapj értesítést, azt Te döntöd el. Hogy mi legyen a levél tartalma, Te döntöd el. Hogy milyen műveleteket tudj elvégezni egy-két kattintással a CRM levélből, szintén Te döntöd el.
Nos akkor mire is jó a CRM levél?
- Általad előre definiált értesítő levél neked vagy másnak, általad meghatározott esemény bekövetkezésekor
- De még ettől is több: Előre definiált műveleteket tudsz végrehajtani a HLM-ben az adott olvasón/megrendelőn anélkül, hogy a HLM-be be lennél jelentkezve.
Eddig az elmélet, most jöhet a gyakorlat, hogy lásd a hasznosságát a gyakorlatban is.
Példák a CRM levél gyakorlati használatára
- Az új feliratkozókról Te mint Admin, alapból kapsz értesítő levelet. A CRM levél segítségével automatikusan értesítheted akárhány kollégádat, értékesítődet, üzletkötődet, stb., hogy XY feliratkozott az X kategóriádba és például vegyék fel vele a kapcsolatot 2 napon belül vagy kísérjék figyelemmel, stb…
- Ha olyan megrendelésed érkezik a weboldaladról, amelyet a HLM-ben kezelsz, azaz HLM-ben létrehozott megrendelő űrlapon adja le a rendelést a vevő, ezzel gyakorlatilag feliratkozik a megrendelőket gyűjtő kategóriába. A CRM levéllel erről is automatikusan értesítheted azon munkatársadat, aki a megrendelésekkel, a termékek el vagy előkészítésével, utánvétes küldemény esetén a postázással foglalkozik.
- Kaphat egy CRM levelet automatikusan az új megrendelésről a könyvelés is, hogy a számlát ki tudják állítani és azt az utánvétes küldemény csomagjába bele lehessen tenni.
- De küldhetsz magadnak is egy CRM levelet az új megrendelésről, amelybe beleteszel egy “Feliratkozás más kategóriába” linket. Ha fizetett a vevő, azaz a bankszámládon megjelent a pénz, egyetlen kattintással át tudod iratkoztatni a vevőt a “Megrendelést fizetett” kategóriába.
- Ebből a kategóriából azután már megy is ki automatikusan a megfelelő tartalmú CRM levél a raktárosodnak és a könyvelésednek, hogy az áru postázható, kiadható illetve számlázható.
- Beállíthatsz magadnak vagy a munkatársadnak egy CRM levelet az áru elküldése után pár napra vagy hétre, amely arra emlékeztet téged vagy az illetékes munkatársadat, hogy vegye fel a vevővel a kapcsolatot és kérdezze meg, hogy mennyire elégedett a megkapott termékkel! Ez már utógondozás!
Mint láthatod a fenti néhány példából, a lehetőségek száma végtelen, hiszen a CRM levél automatikus küldésénél az eseményt Te határozod meg, a tartalmat is Te határozod meg és korlátlan számú CRM levelet állíthatsz be a folyamatba.
A CRM levél tehát értesít, emlékeztet tájékoztatás céljából vagy feladatot delegál akkor, amikor az automata folyamatban emberi beavatkozásra van szükség, pl. számlázás.
Hogyan készíts CRM levelet?
A CRM levél készítése egyszerűbb, mint gondolnád. Tulajdonképpen ugyanúgy készíted el, mint a levélsorozat bármelyik levelét, azzal a különbséggel, hogy meg kell adnod a CRM levél címzettjét:
Kattints a képre a nagyításhoz
A levél tartalmát tetszőlegesen írhatod meg az átadandó információnak vagy az elvégzendő feladatnak megfelelően. A kategóriában szereplő vevőadatokat pl. [NEV], [EMAIL] stb., a megszokott módon beillesztheted a levélbe.
Egy minta levélsorozat
Kattints a képre a nagyításhoz
A “Küldés az előző után hány nappal” mezőben én 0 napot állítottam be, hogy mindenki azonnal megkapja a neki szóló CRM levelet.
Az utógondozó levélhez pedig 5 napot adtam meg, de Te ezeket is tetszőlegesen állíthatod be.
Betöltés ...Ha tetszett Lájkold, oszd meg Facebookon, Twitteren, Google-ben, vagy küldd el emailben az ismerőseidnek! Szólj is hozzá, kiváncsi vagyok a véleményedre!
